Cómo mejorar la eficiencia de sus presentaciones online? #presentacionesonline

En la actualidad existen múltiples oportunidades para acelerar los procesos de preventa y usar las nuevas tecnologías como apoyo a esas actividades. No es preciso ya contactar físicamente con los clientes de forma inmediata, no al menos hasta haber comprobado si las propuestas que ofrecemos se ajustan a las necesidades del mismo. Esto es especialmente útil cuando existen distancias considerables entre proveedor y cliente.
Beneficia a ambas partes, tanto en tiempos como en agilidad para la puesta en común de ideas que den lugar a una propuesta final ajustada de forma idónea.
Pero, si bien es cierto que ya todos conocemos alternativas para hacer estas presentaciones a distancia (Skype, Webex, Adobe, Mikogo etc.), muchas veces las mismas no resultan del efecto esperado, básicamente por descuidar detalles que deberían considerarse en cualquier presentación, ya sea presencial como a distancia, siendo el formato a distancia con una más amplia capacidad de enriquecimiento con sus posibilidades de integrar incluso a ponentes de diferentes partes del mundo o, mejor aun, clientes de referencia.
Veamos algunas buenas prácticas que le ayudarán a mejorar el rendimiento de estas presentaciones de ventas:
Cualificar: Identificación de las personas apropiadas para la presentación y calificación del estado del proceso de compra.

En primer lugar deberemos asegurarnos que las personas que van a estar presentes son las adecuadas para el paso que vamos a dar. Son los compradores o decisores finales? Los usuarios? Las que validan la solución ofrecida? Cuál es el conocimiento de los asistentes sobre la solución que se va a mostrar y sobre nuestra empresa?

Dispone el cliente de presupuesto para la solución ofrecida?
A qué plazo prevé la compra? Cuál es el proceso de compra que se va a usar y quién está involucrado?
Cumple nuestra solución con las características necesarias para las necesidades del cliente? Es competitiva frente a otras que están en el mercado (nuestros puntos fuertes y débiles)?
Si bien no todas las preguntas estarán disponibles en una primera reunión virtual, si deberemos asegurarnos que en el transcurso de la misma se clarifiquen las mismas antes de seguir el proceso. Además, diferentes perfiles de asistencia deberán tener un enfoque diferente en la presentación, y el timing o proceso de compra pueden requerir de una agenda especifica para continuar las conversaciones.
También descubrir la idoneidad de nuestra solución para resolver sus necesidades (independientemente del coste) permitirá que podamos avanzar con la seguridad de que ninguna de las partes pierde el tiempo y el dialogo es de valor en el proceso.

 
Prepararse: Las presentaciones online pueden ser muy útiles o un completo fracaso en función de la preparación previa de las mismas.
Deberás tener en cuenta los perfiles de los asistentes y el estado de conocimiento de las soluciones por parte de los mismos como ya hemos dicho. Es aconsejable previamente conocer las expectativas de cada contacto (sea la primera presentación o bien un seguimiento de las relaciones), evitando desviarnos del objetivo principal de cada contacto. Es preferible que se hagan presentaciones diferentes para diferentes temas, con el fin de ahorrar tiempo y permitir que las personas asistentes sean las adecuadas.
Recomendable también es enviar una agenda previa, con los objetivos de la reunión y posible material de apoyo para la misma.
Recuerde que, como siempre, la primera impresión va contribuir a la imagen de su empresa y los detalles son muy importantes, en ningún caso podemos dejar nada al azar, al menos en todo lo que podamos previamente planificar y acordar entre ambas partes, pero la responsabilidad de la experiencia está siempre en el presentador.
Antes de la presentación es recomendable que Ud. sepa con quién está hablando: Empresa, dimensión, crecimiento, productos y lugares de venta, competencia, para ello contamos con el inestimable Google y seguramente su web comercial, incluso estado de cuenta de resultados. Que personas estarán presentes, responsabilidad y experiencia (Google y Linkedin pueden resultarle de utilidad también en este caso).
Todo ello le va a permitir intuir, además de lo que ya la empresa manifestó, como podemos ayudarles con nuestras soluciones, además de mostrar nuestro respeto habiéndonos preparado para la interacción.
Es recomendable que, aun habiendo mandado una cita para la agenda, se lo recordemos un día antes de la misma, ese es el momento que podemos emplear para añadir algo de información útil para la reunión, incluso preguntar si hay algún aspecto adicional de última hora que deseen incluir en la misma, o si hubo cambios en las personas que van a atender de parte del cliente.

 
El sitio, la presentación y las pruebas previas. No importa si estamos presentes o no físicamente, vamos a compartir con el cliente nuestro escritorio en el PC, y posiblemente, si lo hacemos con videoconferencia, nuestra imagen propia y la de nuestra oficina.

Si no logramos que la presentación sea fluida y confiable  desde el inicio es muy probable que nuestros planes terminen antes de haber podido ni siquiera empezar.
Es importante que tanto el escritorio de nuestro computador, como el escritorio y entorno físico, si se va a realizar una videoconferencia, esté perfecto. Evitar complejidad y tenerlo todo en orden dice mucho a nuestro favor. Links desde la aplicación, presentaciones gráficas, limpias, fáciles de leer y probadas, formatos sencillos es un PLUS en nuestra presentación.
Dejemos de entrada claro, desde nuestra parte, las personas que van a intervenir y responsabilidades de las mismas. Verifiquemos que los interlocutores están presentes y conozcamos sus intereses previos si es que no lo hemos verificado antes.
Antes de hacer la conexión final es muy recomendable probar, con uno de los colaboradores de nuestro cliente, que el sistema de comunicaciones es idóneo, o al menos aceptable para lo que pretendemos (velocidad, proyección en destino, estabilidad, etc.). Películas o contenidos pesados no son muy recomendables, y si fueran precisos deberíamos tenerlos descargados con anterioridad en el sistema del cliente.
Para ello recomendamos una prueba el día anterior, la cual permitiría, si no fuera la conexión correcta, modificar el punto de presentación buscando uno más adecuado, y otra prueba media hora antes de la presentación final, donde verificaremos calidad de señal y recibiremos cualquier input de cambios de última hora.

 
Preparados, listos, ya!
Ahora vamos a estar en línea y algunas cosas previas deberemos haber coordinado para que todo esté OK en ese gran y único momento clave.
Exponga la agenda prevista y verifique que el cliente dispone del tiempo necesario. De no ser así, acomódela al tiempo disponible centrándose en los temas más cruciales. Muchas veces las personas clave deben ausentarse en un momento determinado y no queremos que se pierdan lo más importante para ellos.
Ajústese a los intereses y preferencias de nuestros interlocutores. No asuma una presentación rígida e interactúe con ellos en la medida que eso nos permita modificar y enriquecer el diálogo de los asistentes.
Verifique que están todos entendiendo los temas presentados y aclare, si fuera preciso, cualquier concepto antes de seguir.
Diríjase a los interlocutores por su nombre (intente recordar por la voz a las personas que atienden)
Resalte los beneficios más importantes para el cliente, las características de nuestra solución solo son un camino hacia ellos.
Las presentaciones online tienen que ser breves, más de 30 minutos ya es un verdadero reto para los que atienden, a menos que sea una presentación técnica ya acordada. Céntrese en los aspectos más importantes, tome nota de las objeciones o puntos de más interés del cliente e inclúyalos en el resumen final.
Deje 5 a 10 minutos para preguntas adicionales y esté preparado para las mismas de forma que se puedan resolver en ese tiempo.
Despídase agradeciendo la atención por participar y recordando aquellos aspectos que se han comprometido en la reunión.

 
Seguimiento.
La presentación ha terminado aunque es muy probable que Ud. no reciba ya la orden de compra de forma inmediata, pero ahora si podemos dar un paso más para asegurar que hemos cumplido las expectativas del cliente y mejorar su experiencia.
Envíe un email agradeciendo la participación e incluya en el mismo el resumen de la misma y compromisos adquiridos. Si fuera posible envíe ya los que prometió Ud. (referencias, pruebas, brochures, precios, plazos etc.)
Si durante los contactos posteriores vía email debe aclarar algunos conceptos, asegúrese de que copia a la persona que toma las decisiones de compra (que probablemente habrá detectado en la presentación inicial) y manténgase abierto a cualquier aclaración, ya sea vía telefónica, email o bien con una nueva presentación virtual que permita optimizar la comprensión de los conceptos compartidos.

 
Un consejo adicional puede ser el grabarse la presentación realizada, en muchos casos permitirá revisar intereses y puntos que inicialmente podrían haberse malinterpretado o incluso servir como base para mejorar futuras presentaciones (mejora continua), compartiendo aspectos clave de la misma con personas que no pudieron atender directamente.

 
Indudablemente las presentaciones on-line son una herramienta poderosa para la fuerza de ventas, y como tal, con riesgos y oportunidades a considerar. No sustituyen a otras pero las complementan de manera ideal. Comparta las experiencias y mejore en el uso de las mismas, tanto clientes como su propia cuenta de resultados se lo agradecerán.