Mientras estas  evolucionadas herramientas son cada día más flexibles y potentes, son pocas las empresas que consiguen obtener de ellas el 100% de su rendimiento. Las razones detrás de estas ineficiencias se hallan muchas veces en la falta de comprensión de sus capacidades y, en otras ocasiones, de una estructuración  inadecuada de los equipos que deben ponerlas en marcha.

En el primer caso, los responsables de organización y procesos deben profundizar en la nueva dimensión de soluciones  que se permite abordar, donde se integran el diseño, la simulación y una automatización que , en la mayoría de casos, cubre mucho más allá de los tradicionales diseños y  documentación, incluyendo interfaces con sistemas ERP, integración de sistemas documentales, diseño de formularios, reglas de negocio integradas, gestión de la organización involucrada en cada proceso y también un perfecto cuadro de mando que permite modificar el proceso casi en tiempo real, sin afectar a su rendimiento final o afectándolo positivamente.

Pero por otra parte, la gran velocidad de diseño y puesta en marcha que permiten, así como la capacidad de interaccionar con los  sistemas ERP, canales de venta  y otros  sistemas disponibles en la empresa (CRM , BI, Departamentales, etc.), requiere que los equipos de diseño sean más complejos que antes, al tiempo que se les exigirá un mayor rendimiento en las puestas en marcha de nuevos procesos, con una visión más estratégica y orientada al cliente final (valor). Para que estos equipos funcionen deben ser multidisciplinares, incluyendo “en la comprensión de las capacidades de las  nuevas herramientas”, a responsables de TI, de proceso, los clientes del propio proceso y aquellas funciones que puedan mejorar la eficiencia del mismo, sin esa comprensión de las capacidades por parte de todos los integrantes, los nuevos diseños no serán capaces de optimizar las posibilidades de estas herramientas que, por otra parte, se pueden convertir en la clave del cumplimiento de promesas internas y externas, con mediciones y un control efectivo de los mismos en tiempo real.

Toda inversión efectuada al inicio del uso de las nuevas herramientas BPMS, desde la formación de los integrantes del equipo, a las pruebas de capacidades funcionales de las mismas, redundará a medio plazo en un resultado más que espectacular respecto a las tradicionales formas de rediseñar los procesos, aunque esa forma tradicional  de diseño y mejora continua sigue existiendo de forma ampliada en estos nuevos sistemas. Es necesario reinventar la forma y la dimensión del diseño de procesos cuando se adquiere uno de estos novedosos sistemas.